Billet mis à jour le 9 février 2021.
Pour préparer ce qui s’annonce comme une rentrée culturelle pour le moins atypique, je vous propose, dans le cadre de cette chronique, un survol de quelques applications de gestion de projet. Ces outils peuvent aider les artistes et les organismes à planifier leurs activités et à coordonner leurs actions avec leurs partenaires et les membres de leur équipe. Lorsqu’utilisés au sein d’une équipe, ces outils offrent une meilleure visibilité sur la charge de travail de chacun·e. Ils permettent de clarifier les rôles et responsabilités de tout·e·s, de planifier des séquences de tâches et de préciser des dates de livrables pour chacune. Je propose donc un regard sur trois applications dont l’utilisation est gratuite avec un compte de base – Asana, Trello et Airtable – et sur deux applications libres – Kanboard et Lessy.
Quelques mots sur les méthodes
Les applications offertes sur le marché reposent sur différentes méthodologies de travail, certaines en combinant d’ailleurs plusieurs : Kanban, Agile, Scrum, diagramme de Gantt, calendriers, listes, etc.
Agile et Scrum sont des modes d’organisation du travail qui prennent racine dans le milieu du développement logiciel. De manière très résumée, ce sont des méthodes basées sur l’itération et l’amélioration continue. On vise donc de plus courts cycles de travail dans lesquels un livrable est produit et évalué, puis amélioré dans un cycle suivant. La méthode Kanban vise quant à elle à limiter le nombre de tâches en cours et à en offrir une représentation visuelle sous forme de tableau pour les différents membres d’une même équipe. Je vous invite à lire ou à relire le volet “Gestion” de la formation Mettre à profit les liens naturels entre culture et pensée numérique pour en savoir plus sur les méthodes Agile, Lean et Kanban.
Le diagramme de Gantt est un outil de planification datant du début du 20e siècle, qui permet de déterminer les dates de réalisation d’un projet et l’enchaînement de chacune de ses étapes. Toutes les tâches sont représentées sur une ligne du temps, ce qui permet de visualiser ce qui doit être accompli et de gérer son temps en conséquence.
À côté de ces méthodologies et outils plus formels, on retrouve d’autres outils plus simples et malléables, utilisés pratiquement partout : le calendrier et la liste de tâches. La plupart des applications énumérées ici comprennent au moins une forme ou une autre de liste et de calendrier.
Les applications
Asana
Asana est une application de gestion de projet collaborative qui permet de travailler avec différentes méthodologies : Kanban, Agile, etc. L’outil permet la création de projets et de listes de tâches, qui peuvent être visualisées de différentes manières. Une échéance et un.e responsable peuvent être assignés à chaque tâche. Il est aussi possible d’activer les notifications par courriel pour suivre de près l’avancement des projets en cours. Il existe quelques dizaines de modèles que vous pouvez utiliser pour faire la gestion de différents types de projets. Les utilisatrices et utilisateurs d’Asana peuvent également trouver des guides, bonnes pratiques et d’autres ressources d’aide et d’apprentissage, dont certaines en français, sur le site web de la compagnie.
Tarification : le compte gratuit comprend le gestionnaire de tâches, les vues liste, tableau et calendrier et peut accueillir des équipes allant jusqu’à 15 personnes.
Trello
Trello est un outil collaboratif qui repose sur la méthode Kanban. Son interface est organisée en colonnes verticales sur lesquelles sont apposées des cartes. Les cartes représentent des tâches, qui peuvent être assignées à des utilisatrice.eur.s et déplacées d’une colonne à l’autre en fonction de leur état d’avancement. S’il s’agit là de la manière “indiquée” d’utiliser l’application, on peut penser d’autres modes d’utilisation en fonction de nos besoins et de nos aspirations! Par exemple, plusieurs groupes et communautés de pratiques utilisent des planches Trello pour colliger et classer collectivement un ensemble de ressources (Communauté de pratique numérique du Conseil de la culture des régions de Québec et de Chaudière-Appalaches).
Tarification : le compte gratuit comprend des tableaux personnels, listes et cartes en nombre illimité, un maximum de 10 tableaux d’équipe et une fonction supplémentaire (Power-up) par tableau.
Kanboard
Kanboard est une alternative libre à Trello. Il s’agit d’un outil minimaliste construit sur la méthode Kanban dans lequel des tâches sont créées dans un tableau lié à un projet, puis classées dans des colonnes en fonction de leur état d’avancement. Attention, contrairement aux autres applications présentées dans cette liste, Kanboard n’est pas une application web : l’hébergement de cette application doit être pris en charge par son utilisateur. Cela signifie que vous devez l’installer vous-même sur votre serveur (voir la documentation technique). Cet outil a donc comme utilisatrices et utilisateurs cibles des individus et organismes qui ont accès à un serveur et sont en mesure d’y installer des applications.
Airtable
Airtable est une application très flexible à mi-chemin entre la base de données et le tableur. L’outil permet une grande variété d’utilisations, notamment à travers différents modèles développés par la compagnie et par la communauté d’utilisateurs. Airtable peut être utilisé pour la gestion de projet, mais aussi pour le catalogage, la gestion de membres, de donateurs, la location d’équipement, la planification d’événements, etc. Plusieurs modèles sont disponibles pour la gestion de projet (par exemple, celui-ci et celui-là) et peuvent être personnalisés en fonction des besoins de l’équipe. Il est également possible et plutôt simple de créer une “base” à partir de zéro. Les vues kanban et calendrier, qui peuvent être appliquées à la visualisation des bases sur Airtable, sont toutes indiquées pour la gestion de projet.
Tarification (en anglais) : le compte gratuit comprend un nombre illimité de bases, jusqu’à 1200 entrées par base, l’accès à un historique des modifications sur 2 semaines et les vues en grille, calendrier, kanban, formulaire et galerie.
Lessy
Du côté des outils minimalistes et libres, Lessy semble être une autre piste intéressante. Il s’agit d’un “gestionnaire de temps éthique et respectueux” qui peut être utilisé via l’application web ou hébergé sur nos propres installations (serveur). Lessy permet la création de listes de tâches qui peuvent être associées à des projets ou non. Notons cependant que cet outil “éthique et respectueux” limite le nombre de projet en cours à 3 et le nombre de tâches à planifier pour une journée à 3 également. Ce sont là des contraintes raisonnables et même louables, qui en incommoderont toutefois peut-être quelques-un.e.s!
Au CQAM
Avec l’équipe du CQAM, nous avons pour notre part entrepris de tester Airtable pour remplacer notre base de données FileMaker. J’en ai aussi profité pour tester les possibilités du côté de la gestion de projets en modifiant selon mes besoins un modèle de base intitulé “Project Tracker”.
* Nouveau! On vous propose un modèle tout simple de base Airtable pour la gestion de projet, que vous êtes libres de réutiliser et d’adapter à vos besoins 🙂
Un premier constat peut-être évident est que la mise en place d’un gestionnaire de projet et son utilisation régulière demandent un certain investissement en temps. L’idée est bien sûr que cet investissement porte fruit en favorisant une meilleure visibilité sur les choses à accomplir et ainsi, une meilleure gestion du temps et des priorités. La courbe d’apprentissage de tout nouvel outil doit aussi être prise en compte dans le calcul. La majorité des applications présentées dans cette rubriques sont toutefois conçues pour une utilisation simple et intuitive. Si vous êtes à la recherche d’un outil pour vous aider dans la planification et la gestion de vos projets, je vous invite à consulter les sites web des différents fournisseurs énumérés ici et à regarder quelques vidéo de démonstration. Le mieux est ensuite de tester soi-même l’application et de voir si elle convient à l’usage qu’on souhaite en faire.
N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez partager vos impressions de l’une ou l’autre de ces applications ou pour échanger quelques trucs sur Airtable!
Bon été!
Isabelle L’Heureux
