Cet été, je vous ai présenté cinq applications de gestion de projet. J’avais même glissé un mot sur le projet au CQAM d’explorer Airtable comme système de gestion pour notre membrariat. Après quelques mois de mise en place et de tests, je suis heureuse de vous proposer un retour sur notre expérience!
Contexte et objectifs
Le contexte dans lequel s’est inscrit notre démarche était le suivant : nous utilisions, pour garder le fil des adhésions et des renouvellements de nos membres, une version de FileMaker Pro qui tendait inexorablement vers l’obsolescence. Le logiciel était installé sur un ordinateur fixe au bureau, dont le système d’opération ne pouvait plus être mis à jour, car la version du logiciel n’était pas compatible avec les plus récentes évolutions des “mac OS”.
Nous avons alors convenu en équipe de faire la liste de nos besoins en imaginant notre base de données de rêve. Voici les souhaits qui ont émergé de la discussion :
- accès à distance pour toute l’équipe (application web) ;
- coûts minimisés ;
- interface d’utilisation simple et conviviale ;
- possibilité de personnaliser la base ;
- autonomie dans l’utilisation et la personnalisation de la base ;
- possibilité d’automatiser les processus simples et répétitifs ;
- liaison entre la nouvelle base de données et notre audience mailchimp, pour que les mises à jour des informations de nos membres y soient intégrées automatiquement.
Avec cette liste d’épicerie en main, j’ai fait mes recherches et proposé à l’équipe de tester Airtable. Nous avons ouvert un compte et profité de la période d’essai gratuit du forfait “pro”, après quoi nous avons jugé l’outil et ses fonctionnalités assez satisfaisantes pour nous lancer.
Fonctionnalités
Parmi les fonctionnalités que nous trouvons bien pratiques au sein de l’équipe, on retrouve les vues, les formulaires, les automations et les apps.
Les vues nous permettent de créer différentes manières de visualiser les données de la base : sous forme de grilles, en triant et groupant les informations selon différents critères, (un mode de visualisation qui s’apparente à celui d’un tableur excel) ou encore sous forme de galerie, en présentant chaque entrée de la base sous forme de fiche rectangulaire.
Nous utilisons ensuite les formulaires, partagés via des hyperliens sur notre site web, pour compiler automatiquement les informations des membres lors de leur adhésion (voir à titre d’exemple le formulaire d’adhésion au CQAM pour les individus). Plus besoins de vous faire remplir un formulaire Word ou PDF et d’entrer à la mitaine ces informations dans notre base de données donc!
Les automations rendent quant à elles possible l’envoi de courriels automatisés. Nous programmons les conditions qui doivent être réunies pour qu’une action soit enclenchée (un exemple fictif : lorsque le nombre de jours avant l’échéance de l’adhésion d’un membre passe sous la barre de 30, un courriel automatique lui est envoyé pour l’inviter à renouveler son adhésion).
On retrouve également sur Airtable (avec un compte Pro) quelques apps utiles, dont Page designer. Cet outil nous permet de créer un modèle de document (un reçu de cotisation par exemple) et de générer, à partir de ce modèle, des PDF qui reprendront les données consignées dans la base. Cela nous permet de générer automatiquement des reçus avec les informations spécifiques à chaque membre : nom, adresse, date de paiement, etc.
Finalement, il est toujours possible de télécharger une copie d’une base Airtable en format CSV afin de conserver des sauvegardes locales et des archives de vos données. Les fichiers en format CSV peuvent être lus avec différents logiciels et applications, dont les très utilisés Excel, Libre Office et Google Sheet.
Jusqu’à maintenant, notre équipe est bien satisfaite du choix de cet outil et de la manière dont nous avons structuré notre première base pour la gestion des adhésions et des renouvellements. Nous nous pencherons donc maintenant sur la création d’une base pour la gestion de nos différentes activités : formations, ateliers, événements, etc!
Le ton de cette chronique peut paraître très optimiste – peut-être sommes-nous dans une sorte de lune de miel avec notre application – mais ce que l’on peut retenir est qu’il existe maintenant, dans le vaste univers des applications web, des solutions simples, peu coûteuses et fonctionnelles pour les petits organismes à la recherche d’un coup de pouce pour mettre de l’ordre dans leurs opérations.
Deux outils à partager
Nous proposons donc aux intéressé.e.s un calendrier modèle qui présente sommairement les grandes étapes à prévoir dans la mise en place de ce type d’outil. Si le travail est mené à l’interne, un échéancier sur deux mois peut être réaliste. Si votre équipe préfère faire appel à une expertise externe, le calendrier pourra être un peu plus court, tout dépendant de votre engagement dans le processus et de vos disponibilités pour les moments de coordination, de test et de validation.
Et pour clore cette chronique en beauté/avec pragmatisme, afin de faire profiter nos membres et le milieu culturel québécois de notre expérimentation, nous sommes également heureuses de partager avec vous un modèle simplifié de notre base, disponible pour toutes et tous dans l’“univers Airtable”! Vous pouvez copier cette base modèle d’un simple clic et vous l’approprier en la personnalisant à votre guise. Nous espérons que ce modèle pourra vous inspirer ou vous faire gagner du temps si vous souhaitez entreprendre une démarche similaire.
*ajout en date du 9 avril 2021 : après un an de tests, nous avons amélioré notre modèle ici!
Si vous avez des questions sur le sujet, faites-moi signe!
