Nous avons eu l’occasion de nous familiariser bien intimement avec l’idée d’événement virtuel depuis le printemps dernier (pour celles et ceux qui pourraient être intéressé.e.s, j’avais, à l’époque, rédigé un billet sur le thème des “Reconfigurations numériques” pour l’ARCA). Plusieurs d’entre nous ont appris beaucoup sur le sujet à force d’organiser et de participer à ce type d’activité et au fil de lectures et de discussions avec des gens de notre secteur et du milieu élargi de la culture.
Je vous propose donc ici une liste d’éléments à considérer dans le cadre de la planification d’un événement virtuel. Il s’agit d’un aide-mémoire développé au cours de la dernière année, que je vous invite à consulter au besoin. Vous remarquerez certainement que cette liste ne prévoit pas tous les cas de figure, ni tous les outils existants et futurs, l’intention étant simplement d’offrir des pistes de réflexion et un point de départ pour notre milieu.
Vous trouverez la liste en format google sheet accessible publiquement, afin que tout un chacun puisse la télécharger et se l’approprier (notez que le tableur comprend deux feuillets : ressources et planification).
Avant de vous laisser explorer cet aide-mémoire, je noterai tout de même ici dans une forme un peu plus longue quelques questions qui pourront vous aider à déterminer le type d’appareillage qui sera pertinent pour votre événement.
Quel est l’objectif que vous poursuivez avec cet événement?
Souhaitez-vous encourager la discussion et l’échange, présenter une œuvre ou un programme d’œuvres à un public large ou ciblé, transmettre une expertise ou des connaissances? Y a-t-il un cadre légal entourant la tenue de l’événement (pensons ici aux assemblées générales pour les OBNL)?
Quel est votre public cible?
Votre événement est-il privé ou ouvert au public? Devez-vous prévoir un mode d’inscription, un système de billetterie? Une application de vidéoconférence (ex. Zoom) pourrait être approprié pour un événement privé, sur inscription ou simplement plus axé sur la discussion. Une diffusion en direct sur les réseaux sociaux (ex. YouTube et Facebook) facilitera quant à elle une diffusion plus ouverte, mais plus unidirectionnelle.
Pensez aussi aux enjeux d’accessibilité : devez-vous prévoir un service de traduction et de sous-titrage en français, en anglais, en langues autochtones, ou un service d’interprétation en langue des signes?
Vous pouvez enfin vous demander avec quels outils votre public sera le plus à l’aise et comment vous le rejoindrez? Les participant.e.s auront ils/elles besoin d’un compte (ex. Facebook) ou de télécharger une application (ex. Zoom, dans certains cas) pour accéder au contenu? Considérez-vous que cela constitue un frein?
Quels types de contenus partagerez-vous?
Pour la diffusion d’une œuvre d’art ou d’une reproduction d’œuvre d’art, on misera sur la qualité de l’image/du son en choisissant une plateforme qui permettra la diffusion de fichiers plus volumineux. Si le “contenu” consiste plutôt en une conversation avec un.e invité.e, une application de vidéoconférence pourra être un choix cohérent.
Il est également recommandé de prévoir à l’avance si vous aurez besoin d’enregistrer l’événement et pour quelles raisons. La documentation de l’événement aura des implications sur l’entente que vous aurez avec les artistes ou les invité.e.s. C’est aussi un critère important pour le choix de la plateforme : conservera-t-elle automatiquement un enregistrement? Pouvez-vous en exporter une copie localement? Pouvez-vous laisser un accès public à ce contenu sur la même plateforme (ex. Facebook et YouTube)?
Quelles sont les ressources dont vous disposez ou que vous devrez prévoir?
Quel est le budget dont vous disposez pour réaliser votre événement? Quelles sont les compétences et les expertises disponibles au sein de votre équipe et celles que vous devrez trouver à l’externe (graphisme, animation, interprétation en langue des signes, etc.)? Êtes-vous déjà abonné à un Zoom, YouTube, Instagram, Facebook et cie? Avez-vous accès aux équipements et infrastructures nécessaires (connexion internet performante, câble ethernet, ordinateur avec tous les ports nécessaires, webcam, micro, logiciel d’enregistrement vidéo et de streaming, etc.)?
J’arrêterai l’avalanche de questions ici! Si, en consultant l’aide-mémoire, vous remarquez qu’il manque un élément important, n’hésitez pas à m’écrire pour que je l’y ajoute. En espérant que ces pistes de réflexion vous seront utiles pour l’organisation de votre prochain événement virtuel.
À bientôt,
